Regulamento Ethical Code Compliance

ARTIGO 1 – Objeto

1.1. O Ethical Code Compliance é uma iniciativa da APEE – Associação Portuguesa de Ética Empresarial, que distingue o desempenho das Organizações, dos setores público e privado, com e sem fins lucrativos, ao nível da elaboração dos seus referenciais de ética;

1.2. Os referenciais de ética são documentos formais que estabelecem os objetivos gerais de caráter ético que a organização pretende alcançar (NP 4460-1:2007 – Ética nas Organizações), definem os standards de compliance e linhas de orientação a prosseguir, interna e externamente, atendendo às diversas partes interessadas, podendo ter um caráter mais ou menos específico de acordo com os objetivos e finalidade definidas;

1.3. O Ethical Code Compliance é uma iniciativa que pretende estimular o interesse sobre a temática dos referenciais de ética, promovendo a difusão e partilha de boas práticas no seio da comunidade organizacional. Atendendo a esta finalidade, a iniciativa tem como objetivos:
1.3.1. Distinguir as organizações que desenvolvem referenciais de ética e assumem formal e explicitamente um compromisso com o cumprimento de referenciais de ética, como forma de criar valor para as suas partes interessadas. Para o efeito é utilizada como estrutura principal de referência a norma portuguesa NP 4460-1:2007 Ética nas Organizações;
1.3.2. Promover um conhecimento mais alargado sobre os referenciais de ética, sobre os princípios e práticas que devem regular a sua conceção e implementação, envolvendo a comunidade organizacional com esta temática;
1.3.3. Estimular o desenvolvimento de abordagens inovadoras à elaboração de códigos e referenciais de ética e a melhoria contínua neste âmbito;
1.3.4. Evidenciar e valorizar o trabalho desenvolvido pelas organizações ao nível da elaboração e implementação de referenciais de ética, através da divulgação das suas práticas e da distinção do seu desempenho.

ARTIGO 2 – Candidatura

2.1. Podem candidatar-se ao Ethical Code Compliance, organizações dos setores público e privado, com e sem fins lucrativos.

2.2. A formalização da candidatura requer os seguintes procedimentos:

2.2.1. Assinatura, por parte da gestão de topo da organização, da Declaração de Condições de Base;
2.2.2. Preenchimento do formulário digital com informação relativa à organização e respeitante à categoria selecionada para efetuar a candidatura;

2.3. A análise, validação e admissão da candidatura, por parte do Conselho de Validação da APEE, decorrem num prazo máximo de 30 dias úteis a contar da data de submissão da candidatura.

2.4. Após a admissão da candidatura, a entidade candidata (pública, privada, com ou sem fins lucrativos) deverá regularizar o pagamento do valor respeitante à sua participação no Ethical Code Compliance, de acordo com a tabela definida e publicada no presente regulamento.

2.4.1. A organização pode candidatar-se apenas a uma categoria.

Tipologia Da Organização	Valor Participação ECC*
Organizações com ≤ 250 efetivos	€1500,00
Organizações com > 250 efetivos e ≤ 2000 efetivos	€2000,00
Organizações com > 2000 efetivos	€2500,00

*Aos valores apresentados acresce IVA à taxa legal em vigor

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2.6. A decisão do júri relativamente às candidaturas apresentadas e ao reconhecimento dos referenciais de ética é realizada com base nos seguintes procedimentos:

2.6.1. Análise presencial e documental na organização candidata de elementos complementares para verificação da conformidade das declarações de candidatura, por parte de uma equipa técnica qualificada;

2.6.2. Análise da candidatura e respetivos elementos complementares pelo Júri do Ethical Code Compliance. No caso de existirem não conformidades, a APEE produzirá uma recomendação de melhoria, que poderá ser discutida com a organização de modo a viabilizar uma nova candidatura;

2.7. A organização distinguida poderá utilizar, durante um ano, o Selo Ethical Code Compliance, decorrente do Reconhecimento atribuído, nos seus suportes comunicacionais, nos termos e condições editoriais definidas pela APEE.

2.9. O período de candidaturas deve ser consultado em https://www.apee.pt/.

ARTIGO 3 – Júri

3.1. O Reconhecimento Ethical Code Compliance é atribuído por um Júri composto por personalidades de reconhecida idoneidade intelectual e credibilidade académica, científica e empresarial. A composição do Júri será pública.

3.2. O Júri delibera com total independência e de forma soberana, por maioria dos votos dos seus membros, cabendo ao Presidente do Júri, em caso de empate, o voto de qualidade.

3.3. O Júri delibera com base na candidatura, no conteúdo do relatório produzido pela equipa técnica e na análise de outras informações que considere pertinente solicitar e considerar.

3.4. O Júri decide sobre a admissão ou não admissão de uma candidatura a reconhecimento.

3.5 As organizações são listadas da seguinte forma:

a) Admitidas ao Ethical Code Compliance;
b) Menção Honrosa do Júri;
c) Reconhecimento do Júri.

ARTIGO 4 – Resultados

4.1. O anúncio das organizações admitidas e distinguidas pelo Ethical Code Compliance, assim como a entrega do respetivo Diploma, decorre na Gala, em data a anunciar em http://apee.pt/.

4.2. A lista de atribuições do Ethical Code Compliance é, posteriormente, difundida pelos instrumentos comunicacionais da APEE e dos vários parceiros da iniciativa.

4.3. A documentação de candidatura (Declaração de Base e Formulário) será publicada no website da APEE (http://apee.pt/), com vista à partilha de boas práticas junto da comunidade e demais partes interessadas.

ARTIGO 5 – Categorias

As categorias do Reconhecimento Ethical Code Compliance são as que se seguem:

• FULL COMPLIANCE

A categoria visa reconhecer as candidaturas que se distinguem por cumprir todos os critérios de qualidade e boas práticas na conceção e implementação de um referencial de ética. As dimensões dos critérios a analisar são as que se seguem:

a. Liderança

Empenho, envolvimento e compromisso da liderança na conceção e implementação do referencial de ética, e integração dos contributos das partes interessadas.

b. Comunicação

Mecanismos, práticas e ações de comunicação interna e externa evidenciados pela organização, visando assegurar uma adequada e eficaz implementação do referencial de ética.

c. Referencial - conteúdo e forma
Integração das recomendações da norma NP 4460-1:2007 – Ética nas Organizações e de boas práticas quanto à conceção do referencial de ética no que concerne ao conteúdo e forma do instrumento, tendo em consideração que o mesmo visa ser orientador e regulador de comportamentos, formas de atuar e agir, compreendido e aceite por todos os colaboradores da organização.

d. Implementação
Mecanismos, práticas e ações evidenciadas que potenciam a eficácia da organização ao nível da implementação do referencial de ética e que visam assegurar a melhoria contínua neste âmbito.

• ETHICS AND COMPLIANCE LEADERSHIP

A categoria visa reconhecer as organizações que se distinguem ao nível da dimensão da liderança e respetivos indicadores, cumprindo todos os critérios de qualidade e boas práticas neste âmbito. Os critérios a analisar são os que se seguem:

a. Envolvimento na conceção e implementação do referencial de ética
Factos e evidências que demonstram o envolvimento concreto e direto das estruturas de liderança, (de topo, intermédias e operacionais) na elaboração do referencial de ética e, posteriormente, na sua implementação.

b. Compromisso com o referencial de ética
Práticas e ações que demonstram o compromisso das estruturas de liderança (topo, intermédias e operacionais), bem como de todas as estruturas e linha de gestão e direção da organização, com o referencial de ética, respetivos valores, princípios e orientações.

c. Partes Interessadas
Relação estabelecida com as partes interessadas no âmbito da elaboração, implementação e aplicação das orientações do referencial ético. Práticas e ações que demonstram que a organização identifica as suas principais partes interessadas, define a relação estabelecida com estas e reflete a sua auscultação, integrando as respetivas expectativas.

• EXCELLENT PERFORMANCE

A categoria visa reconhecer as organizações que se distinguem ao nível da implementação do referencial de ética e das ações de melhoria contínua desenvolvidas neste âmbito. Os critérios a analisar são os que se seguem:

a. Cumprimento do Referencial de Ética
Mecanismos, práticas e ações implementados pela organização com o objetivo de promover o cumprimento do referencial, identificando e atuando sobre situações de desvio, e reconhecendo, disseminando e valorizando boas práticas.

b. Melhoria Contínua
Mecanismos e práticas implementados pela organização que visam monitorizar e melhorar continuamente o desempenho da organização ao nível da implementação dos standards e referenciais de ética.

• SPREAD THE ETHICS

A categoria visa reconhecer as organizações que se distinguem na dimensão de comunicação, dando visibilidade aos esforços empreendidos pela organização no sentido de divulgar e disseminar os seus princípios, valores, boas práticas e referenciais éticos.

a. Formação sobre o referencial
Sistemas, mecanismos e ações implementados pela organização, que dão suporte e operacionalizam a formação inicial e contínua dos colaboradores no âmbito da ética, do referencial de ética e standards associados.

b. Comunicação Interna e Externa
Mecanismos, práticas e ações implementados pela organização, que visam a comunicação interna (partes interessadas internas) e externa (partes interessadas externas) sobre os seus princípios, valores e standards de ética, bem como sobre o referencial.

c. Mecanismos de suporte
Mecanismos implementados pela organização que dão suporte aos colaboradores ao nível da interpretação do referencial de ética, respetivo conteúdo, recomendações e disposições.

• INNOVATIVE PRACTICES

A categoria visa reconhecer as organizações que se distinguem pelo caráter inovador da sua abordagem seja ao nível do referencial de ética e/ou da sua implementação. Nesta categoria serão distinguidas práticas criativas e inovadoras que poderão visar qualquer um dos critérios inseridos nas categorias anteriores.

ARTIGO 6 – Alterações ao regulamento

6.1. A APEE – Associação Portuguesa de Ética Empresarial reserva-se o direito de, em cada ano, alterar qualquer cláusula do presente Regulamento, dando o devido conhecimento dessas alterações em http://apee.pt/ e através de e-mail.
6.2. Durante o período de vigência de candidaturas, o Regulamento é inalterável.

ARTIGO 7 – Disposições Finais

7.1. A candidatura ao Reconhecimento Ethical Code Compliance implica a aceitação do presente Regulamento.

11-12-2019